e-Faktúra: Najčastejšie otázky a odpovede

Praktický prehľad legislatívnych, technických a prevádzkových aspektov mib:Peppol

1. Doklady, legislatíva a spracovanie faktúr v praxi

(Táto sekcia prináša odpovede pre CFO, hlavných účtovníkov, nákupné a fakturačné oddelenia. Dozviete sa tu, aké doklady mib:Peppol spracováva a ako fungujú denné procesy.)

Aké typy dokladov podporuje mib:Peppol (napr. daňové doklady (faktúry), zálohové faktúry, dobropisy, ťarchopisy, súhrnné faktúry, interné storná, spätné bonusy, self-billing doklady, EDI doklady …)? Je podpora plná alebo obmedzená?

Zákon definuje, aké doklady sa budú vyhotovovať v XML formáte. Ide o faktúru (aj súhrnnú), dobropis, ťarchopis a daňový doklad k prijatej zálohovej platbe. Je možné vystavovať aj tzv. self-billing doklady.

Akým spôsobom bude zaistené mapovanie údajov o dani z cukru zo SAP-u do príslušných XML tagov?

Na zodpovedanie tejto otázky je potrebné poznať spôsob realizácie danej funkcionality v ERP systéme zákazníka. Konkrétne riešenie bude navrhnuté počas implementácie.

Je systém pripravený na integráciu poplatkov za vratné obaly (DRS poplatkov / zálohových obalov) do štruktúry XML?

Na zodpovedanie tejto otázky je potrebné poznať spôsob realizácie danej funkcionality v ERP systéme zákazníka. Konkrétne riešenie bude navrhnuté počas implementácie.

Je systém pripravený na integráciu spätných bonusov a zliav na daňových dokladoch do štruktúry XML?

mib:Peppol dokáže pracovať so všetkými štandardne podporovanými typmi dokladov (odpoveď k otázke k typom dokladov). Špecifické požiadavky je však potrebné riešiť individuálne.

Dokáže mib:Peppol „pribaliť“ k XML súboru aj PDF prílohu (napr. dodací list alebo špecifikáciu) ako binárny objekt (Base64) tak, aby prešiel sieťou Peppol?

Funkcionalita pripojenia prílohy bude k dispozícii.

Pokiaľ účtovník v SAP-e vykoná storno dokladu pred odoslaním, ako systém zaistí, že sa k poštárovi dostane až finálna správna verzia? Existuje v systéme „schvaľovacia fronta“ pred odoslaním do siete Peppol? Bude tam nejaký časový limit?

Pri účtovaní faktúry sa vytvorí tzv. e-dokument a až následne dochádza k odoslaniu ručným pokynom alebo naplánovaným jobom. Faktúra sa odosiela v stave, v akom sa v danom momente nachádza. Ak bola predtým stornovaná, e-dokument sa zruší a nebude sa dať odoslať.

Ako systém identifikuje doklady, ktoré nepodliehajú XML povinnosti a majú zostať v režime PDF?

Povinnosť vystaviť XML faktúru je definovaná zákonom o DPH (XML faktúry sa budú posielať aj neplatiteľom DPH, dôležitá je existencia DIČ, nie IČ DPH), ale systém nedokáže z dostupných údajov vždy posúdiť túto povinnosť, napr. nevie, či predmetom dodania sú utajované skutočnosti, preto konečné rozhodnutie je na používateľovi.

Ako sa odosielateľovi faktúry vráti do SAP-u potvrdenie, že štát (IS EFA) faktúru prijal? Bude v detaile dokladu viditeľná časová pečiatka?

Všetky MLS (Message Level Status) správy súvisiace s prenosom dokladu (aj Tax Data Document (TDD) pre Finančnú správu) budú automatizovane prenesené a evidované v SAP-e k danému dokladu.

Ako budú riešené EDI self-billing faktúry?

mib:Peppol pracuje so self-billing faktúrami vo formáte BIS Self-Billing 3.0, ktorý spĺňa normu EN16931 a je možné ich prenášať cez sieť Peppol. EDI self-billing faktúry by sa museli konvertovať do uvedeného formátu.

Dokáže mib:Peppol v rámci ochrany proti neoprávnenej fakturácii automaticky skontrolovať, či existuje IČO dodávateľa (odosielateľa faktúry) v Business Partneroch ešte pred vstupom do  systému SAP?

Toto je možné až po prijatí faktúry do SAP-u (pred jej zaúčtovaním), ale nie je to možné v Access Pointe prijímateľa, pretože ten nemá potrebné informácie.

Existuje v mib:Peppol automatické odmietnutie faktúry v prípade vrátenia bez čísla objednávky (BT-13), ak toto číslo chýba? Ako bude vyzerať technické vrátenie dodávateľovi (odosielateľovi)? Akú správu (error log) dostane a bude to automatizovaná odpoveď cez sieť Peppol?

BT-13 (referencia na objednávku) nie je povinné pole, takže ak nebude zadané, validátor nevráti chybu a faktúra bude doručená. Reklamovať neúplnú faktúru z biznisového pohľadu musíte mimo siete Peppol. Opravy faktúr zatiaľ nie sú na Slovensku povolené (uvažuje sa o zmene). Táto požiadavka by sa dala riešiť tým, že budete na objednávkach uvádzať položku „Buyer Reference“, ktorá bude obsahovať číslo objednávky. Buyer Reference (BT-10) tiež nie je samostatne povinná, ale aspoň jedna z položiek BT-10 a BT-13 musí byť zadaná. Ak by nebola vo faktúre vyplnená aspoň jedna z položiek, validátor faktúru vráti.

Ak schvaľovateľ u príjemcu zamietne došlú faktúru po jej vstupe do systému príjemcu ako neoprávnenú, ako sa táto informácia dostane naspäť odosielateľovi tak, aby mal príjemca o tom elektronický dôkaz o vrátení?

Táto situácia sa na Slovensku musí riešiť komunikáciou s dodávateľom (e-mail, telefonicky), ktorý musí cez Peppol zaslať dobropis k danej faktúre. Úspešne prenesenú faktúru nie je možné meniť ani zrušiť, len dobropisovať/ťarchopisovať.

2. IT pripravenosť, integrácia a systémová architektúra

(Táto sekcia je určená pre CIO, IT manažérov, SAP architektov a správcov firemných systémov. Nájdete tu informácie o prepojení mib:Peppol s vašou existujúcou IT infraštruktúrou.)

Ako má byť systém zákazníka „pripravený“ na napojenie mib:Peppol, aby neboli potrebné rozsiahle úpravy pri nasadzovaní?

Ak je váš systém aktualizovaný a updatovaný, a vaša spoločnosť používa štandardné procesy SD a FI, rozsiahle úpravy nie sú potrebné. Pre každého zákazníka však budú nutné minimálne prispôsobenia – napríklad pri mapovaní polí, kalkulačných schémach, znakoch dane či formulároch – a zohľadnenie konkrétneho nastavenia systému v našom kóde. V záverečnej fáze bude potrebné preniesť naše softvérové úpravy na váš systém.

Bude mib:Peppol využívať štandardné SAP rozhranie, aby nasadenie neohrozilo budúce upgrady zákazníkovho SAP systému?

mib:Peppol je zákaznícke API vyvinuté podľa štandardov SAP – neohrozuje preto budúce upgrady. Ak upgrade zmení použitý komponent, bude potrebné prispôsobenie kódu (čo platí všeobecne pre všetky upgrady SAP-u).

Je možné zaistiť napojenie existujúcich robotov (napr. na vyťažovanie faktúr, triedenie XML vs. PDF)?

Na zodpovedanie tejto otázky je potrebné poznať spôsob realizácie danej funkcionality v ERP systéme zákazníka. Konkrétne riešenie navrhneme počas implementácie po analýze vášho ERP systému. Súčasťou knižnice rozhraní API sú však aj REST API, a teda je týmto spôsobom možné napojiť aj roboty.

Kde bude prebiehať archivácia XML a PDF súborov? Prebieha v existujúcom prostredí SAP-u, v mib:Cockpite alebo priamo v mib:Peppol?

V systémoch SAP budú faktúra, resp. opravná faktúra vo formáte XML a PDF (ak je súčasťou XML), Tax Data Document (TDD), MLS správa k faktúre a MLS správa k TDD pripojené k e-dokumentu a archivované v zmysle nastavení archivácie dát v systéme SAP. V non-SAP systémoch si archiváciu vyššie uvedených dokumentov  rieši zákazník. V prostredí Access Pointu sú uchovávané len informácie o prenose dokumentov (logy), a to na obdobie požadované pravidlami OpenPeppol.

Máte na účely testovania k dispozícii testovacie prostredie (Sandbox) simulujúce slovenskú Finančnú správu?

Odosielanie TDD dokumentov na Access Point Finančnej správy je povinná funkcionalita, ktorú musí spĺňať Access Point a je predmetom certifikácie zo strany organizácie OpenPeppol. Jej funkčnosť nie je závislá na konkrétnom zákazníkovi. Finančná správa zatiaľ takéto prostredie nesprístupnila.

mib:Cockpit bude napojený priamo na SAP tabuľky, alebo je potrebné vytvoriť IDoc na konverziu?

mib:Cockpit je napojený na vlastné (nezávislé) tabuľky, do ktorých sa načítavajú dáta priamo zo SAP tabuliek.

Pokiaľ máme SAP S/4HANA Cloud Public Edition, viete nás podporiť pri implementácii SAP DRC?

Áno, poskytujeme aj službu nasadenia riešenia SAP DRC u zákazníka. Okrem implementácie sme schopní zabezpečiť aj licencovanie, nakoľko sme SAP VAR partnerom (v Česku obdobne naša sesterská spoločnosť MIBCON a.s.).

Viete nám pomôcť s implementáciou mib:Peppol, ak už v prostredí SAP S/4HANA Cloud Private Edition využívame riešenie na transformáciu IDoc do XML (pre e-fakturáciu v inej krajine)?

Áno, je však potrebné zohľadniť skutočnosť, že ide o rozšírenie základného rozsahu štandardnej implementácie.

3. Licencovanie, podpora a rozvoj mib:Peppol

(Sekcia pre projektových manažérov, riaditeľov a biznis lídrov. Rieši cenové nastavenia, SLA garancie, školenia tímu a rozširovanie riešenia do budúcna.)

Aký objem dokladov (za sekundu/minútu) je schopný mib:Peppol preniesť zo SAP-u do siete Peppol? Nespomalí tento proces napr. hromadné spracovanie v SAP-e (uzávierka mesiaca, …)?

Zo strany Access Pointu je výkon škálovateľný podľa požadovaných objemov prenášaných dokumentov. Odosielanie zo SAP-u je samostatný proces a nespomalí hromadné spracovanie.

Ak sa napr. v roku 2028 zmení technická norma XML, je aktualizácia mapovania v cene podpory, alebo pôjde o nový projekt? Ak sa zmení napr. legislatíva, budete to sledovať a automaticky riešiť, alebo si to bude musieť zákazník sledovať sám a následne si to vyžiadať?

Ak sa zmení technická norma XML, pôjde o pomerne zásadnú zmenovú požiadavku. Nami navrhovaný režim podpory umožní riešiť aj riadenie zmien, v tomto prípade však pôjde skôr o projekt, nakoľko táto zmena sa dotkne aj komunikácie s obchodnými partnermi a bude treba riešiť fázovanie (dobeh pôvodných XML, nábeh zmenených).

Bude sa mib:Peppol implementovať aj pre iné krajiny, napríklad pre Českú republiku? Pre ktoré ďalšie štáty chystáte nasadenie tohto riešenia?

Aktuálne sa zameriavame na Slovensko. Následne plánujeme riešenie nasadzovať pre Česko (ČR a prípadne celú V4 podľa potreby) a ďalšie členské krajiny organizácie OpenPeppol, v ktorých podnikajú naši zákazníci.

Ďalšie krajiny nášho CEE regiónu (s výnimkou Rakúska) zatiaľ nie sú členmi OpenPeppol. Preto v prípade Maďarska a Poľska bude možné z nášho riešenia využiť len časť v prostredí SAP-u, nakoľko ich národné platformy digitálnej komunikácie sú odlišné:

• Krajiny s priamym nasadením Peppol (Belgicko, Slovensko, Lotyšsko, Dánsko, Nórsko, Estónsko, Rakúsko, Slovinsko, Luxembursko) používajú sieť Peppol priamo ako infraštruktúru pre prenos faktúr.
• Krajiny s národnými systémami (Taliansko – SDI/FatturaPA, Poľsko – KSeF, Maďarsko – NAV Online) si vybudovali vlastné clearingové platformy nezávislé od Peppol, hoci Peppol môžu používať pre cezhraničné transakcie.

Ponúkate plán školení? Bude k dispozícii Príručka používateľa (v SK/CZ/EN), ktorá by obsahovala postupy pri výskyte chybových hlásení (napr. ako postupovať, keď faktúra neodíde)?

Áno, plánujeme informačný portál s potrebnými podkladmi a návodmi.

Pokiaľ vypadne mib:Peppol alebo štátny IS EFA, ako je zaistené splnenie povinných lehôt? Má, alebo bude mať vaše riešenie mechanizmus na automatické opakované odoslanie?

Zabezpečujeme 99,5 % dostupnosť nášho systému. Vzhľadom na zákonné lehoty vystavovania faktúr a dátumy pre výkazy DPH je táto dostupnosť dostatočná pre opakované odoslanie. mib:Peppol umožňuje využívať automatizáciu procesov, ale táto možnosť nie je súčasťou štandardného riešenia.

Ako sa spoplatňuje mib:Peppol? Platí sa za implementáciu, prenesené doklady alebo inak?

Naše riešenie kombinuje jednorazové implementačné náklady na nasadenie mib:Peppol s modelom ročného predplatného (SaaS). Výška ročnej licencie sa odvíja od očakávaného objemu prenesených dokladov, pričom k dispozícii sú tri prehľadné balíky (Basic, Professional a Enterprise). V prípade začiatku využívania služby počas roka platíte len alikvotnú časť ceny ročnej licencie.

Je v cene zahrnutá aktualizácia XML pri budúcich zákonných zmenách a zmenách noriem XML v SK/EÚ?

Nie, takýto typ zásadnej zmeny – t. j. zmena noriem XML v SK/EU – nie je zahrnutá v základnej cene. Ak v budúcnosti k takej zmene dôjde, máme v úmysle včas oznámiť zákazníckej klientele dopad aktualizácie a na základe spätnej väzby spravodlivo rozdeliť náklady spojené s jej zabezpečením.