Letisko Praha: Vďaka mib:CLM zvládame viac agendy s rovnakým počtom ľudí

Letiště Praha, a.s. má 17 000 aktívnych zmlúv a nové pribúdajú. Do nášho riešenia pre správu zmlúv mib:CLM si spoločnosť navyše dodala ďalšie, so zmluvami súvisiace procesy.

V rozhovore s pani Hanou Ježkovou, manažérkou Rozvoja SAP a aplikačnej podpory stavieb v spoločnosti Letiště Praha, a.s., sme sa pýtali na to, čo prinútilo spoločnosť hľadať nové riešenie na správu zmlúv a v akých oblastiach zaznamenali vďaka mib:CLM najväčší posun.

Aké riešenie pre správu zmlúv ste používali pred mib:CLM?

Mali sme kúpené malé krabicové riešenie, ktoré bolo pôvodne zamýšľané len čisto na riadení workflow.

Kedy nastal zlom, v ktorom ste začali hľadať niečo nové?

Po troch, štyroch rokoch fungovania pôvodného riešenia. Nabaľovali sa naň ďalšie a ďalšie procesy, výnimky z procesov. Stala sa z toho strašne veľká agenda. Neustále pribúdali servisné požiadavky. Užívateľ sa niekde stratil, potreboval upraviť dáta, omylom poslal workflow niekam, kam ho poslať nemal… Boli sme na oddelení IT servisnými požiadavkami zahltení. O bežnú prevádzku riešenia, nie rozvoj, sa nakoniec museli starať dvaja ľudia na plný úväzok. Pôvodný zámer bol pritom jeden človek na pol úväzku.

Zvažovali ste okrem mib:CLM aj iné riešenia?

Áno, asi rok pred implementáciou mib:CLM sme zvažovali riešenie priamo od SAP, a potom nám SAP ešte priviedol tretiu stranu s jej vlastným riešením a hotovým rozhraním. Nič z toho nám, či už finančne, alebo z pohľadu našich požiadaviek na funkcionality, nevyhovovalo. A zhodou okolností, keď som už prestala hľadať a zmierila sa s ďalšími investíciami do našej pôvodnej aplikácie, riešili sme s pánom Váchom (pozn. autor riešenia mib:CLM) niečo iné a on sa mi zmienil, že chystá nový produkt.

Čím vás produkt zaujal?

Z pohľadu ICT sme práve takéto riešenie potrebovali. Zároveň používatelia nechceli sťahovať dokument mimo systému a potom ho znova nahrávať. Veľká výhoda CLM je integrované ovládanie wordu. To bol jeden z kľúčových bodov, ktorými presvedčil aj používateľov a naše vedenie.

Implementácia prebehla bez problémov?

V rámci konceptu to bežalo hladko. Navyše sme ešte pridali procesy, ktoré tam pôvodne neboli, a ktoré uzatvoreniu zmluvy predchádza – investičné zámery a výberové konania. V marci 2018 začala implementácia. V septembri 2018 sme spúšťali investičné žiadosti, v novembri 2018 požiadavky na náš centrálny nákup a výberové konania, vo februári 2019 zmluvy.

Koho ste v rámci firmy zapojili do tímu?

Centrálny nákup, právnikov, oddelenie compliance, oddelenie controllingu, ktoré sa zaoberá hlavne investičným procesom, ale aj oddelenie platobného styku, daňarov a ekonomiky, teda aj financie.

Ako po roku hodnotíte fungovanie mib:CLM?

Aplikácia je užitočná, dobrá, striktná z hľadiska auditovateľnosti procesu. Človek v nej vidí len to, čo má schváliť, nikto mu do toho nesiaha, nemení mu ten dokument pod rukami kvôli dodatočným úpravám, nepridáva dodatočné komentáre. To sa v tom predchádzajúcom riešení dialo, a niektorým používateľom to spočiatku chýbalo. Keď už si na to ale používatelia zvykli, a po nejakých čiastkových úpravách na ich prianie, máme strašne málo požiadaviek na zmeny dát. Spracovatelia už vedia, že si musia v rámci workflow počkať a že potom majú veľa možností, ako napraviť svoju používateľskú chybu, bez zásahu IT. Z hľadiska procesu je to lepšie.

Aký je teda pre vás najväčší prínos mib: CLM?

Systém je pre užívateľov priehľadný, vie, kde sa v systéme nachádza, ako dlho má na spracovanie, pripomienkovanie a podobne. Zvládame oveľa viac spisov a agendy s rovnakým počtom ľudí, alebo s minimálnym navýšením kapacít. Firma sa rozvíja a my v mib: CLM odbavujeme oveľa viac spisov. Navyše sme si už na začiatku do mib: CLM zaviedli množstvo nových procesov, ktoré v predchádzajúcom riešení neboli. Aplikácia sa páči aj ostatným tímom, takže nám chcú pridávať nové a nové procesy, ktoré sú zatiaľ na SharePointe alebo v e-maile. Máme rad na nové agendy a na ďalšie rozšírenie. Výhoda tiež je, že u nás môže pripomienkovať každý zamestnanec, každý má SAPí zamestnaneckú rolu, licenciu, historicky už kvôli výplatným páskam.

O ktoré procesy ste systém na správu životného cyklu zmlúv rozšírili?

Zatiaľ o tie, ktoré uzavretiu zmluvy predchádzajú. Na letisku máme veľké investičné projekty, takže začíname investičným zámerom, jeho pripomienkovaním, schválením, nasleduje požiadavka na centrálny nákup. Automaticky sa stráži čerpanie prostriedkov na investície. Pokračujeme požiadavkou na výberové konanie dodávateľa a jeho prípravou, len vlastné výberové konanie sa potom realizuje v EZAK, výsledok sa vracia späť do mib:CLM. Potom sa tam pripravuje zmluva. Niektoré procesy sa predtým riešili e-mailom. Tým pádom je u nás teraz v mib:CLM proces komplexnejší a dlhší ako samotná správa životného cyklu zmlúv.

Ako u vás vyzerá mib:CLM v reči čísel? Koľko v ňom máte zmlúv a užívateľov?

Máme v ňom 26 000 zmlúv, či už výnosových, nákladových, nájomných, zmlúv na energie, jednoducho všetky. Žiadna iná zmluva, než ktorá je v mib:CLM, nesmie byť podpísaná. Namigrovali sme tam aj historické zmluvy, aby do nich používatelia mohli nazerať. Máme tam zmluvy od roku 1995 až do dneška. Aktívnych zmlúv je 17 000. Rozpracovaných zmlúv je 650. Užívateľov máme 700 s tým, že v nasledujúcich troch rokoch predpokladáme aj s rozširovaním agendy pokrývanej mib:CLM nárast o 200. Spracovateľov, teda tých, kto tú zmluvu zakladajú, je 150. tiež dcérske firmy Czech Airlines Technics a Czech Airlines Handling.

Spomenuli ste, že máte front na ďalšie požiadavky. Čo by ste do mib:CLM ešte radi zahrnuli?

V rámci mib:CLM sme teraz spustili riadiacu dokumentáciu a budeme spúšťať druhú fázu riadiacej dokumentácie, ktorá je špeciálne pre letisko. Hovoríme tomu Safety štúdie. Potom máme v rade ešte hodnotenie dodávateľov, ktoré nám teraz bežia na SharePointe. Ďalej by kolegovia v rámci mib:CLM chceli riešiť bezpečnostné zmeny, na čo teraz robíme analýzu z pohľadu informačnej bezpečnosti. A potom ešte riadenie zmien v rámci investícií a výhľadovo možné aj pripomienkovanie projektovej dokumentácie.

Covid-19 vaše plány nijako nezmenil?

Plány zostali rovnaké, len sa ich realizácia z dôvodu úsporných opatrení rozprestrie v čase.

Ďakujeme za rozhovor.

O spoločnosti Letiště Praha, a.s.

Letiště Praha, a.s. je prevádzkovateľom medzinárodného Letiska Václava Havla Praha, najväčšieho a najrušnejšieho letiska v Českej republike. Spoločnosť zaisťuje komplexnú správu letiskových služieb, vrátane riadenia letovej prevádzky, odbavenia cestujúcich a nákladu, bezpečnostných služieb a ďalších doplnkových činností. Letisko slúži ako významný letecký uzol pre strednú Európu a ponúka priame spojenie do viac ako 160 destinácií po celom svete.

Spoločnosť Letiště Praha sa zameriava na modernizáciu a rozširovanie svojich kapacít s cieľom zaistenia vysokého štandardu služieb a komfortu pre cestujúcich. Vďaka svojmu strategickému postaveniu a neustálemu zlepšovaniu služieb patrí medzi kľúčových hráčov v európskom leteckom priemysle.

Naše riešenie pre správu zmlúv (Contract Life-Cycle Management, CLM) teraz ponúkame v rámci modulu MDP SmartContracts našej platformy Mibcon Digital Platform. Ak vás zaujímajú podrobnosti, neváhajte nás kontaktovať.