Rozhovor: Implementácia SAP S/4HANA Cloud Public Edition? Každý projekt je iný, výzvy ale riešime s chuťou

Zaujíma vás, ako prebiehajú projekty implementácie ERP systému SAP S/4HANA Cloud Public Edition s našimi zákazníkmi? Čo majú spoločné a aké výzvy v nich prekonávame? Vyspovedali sme našu kolegyňu, senior konzultantku SAP ERP Tatianu Doležalovú, ktorá má v týchto projektoch na starosti metodiku SAP Activate, rozsah a architektúru S4HC av neposlednom rade komunikáciu so SAPom.

Táňo, Mibcon má za sebou ďalší projekt implementácie ERP systému SAP S/4HANA Cloud Public Edition a nový práve rozbiehate. Bude to už rutina, alebo so sebou každá implementácia nesie nejaký ten adrenalín?

Rutina v žiadnom prípade nehrozí. Naši zákazníci sú z rôznych odvetví – komodity, výroba, veľkoobchod, reality. Majú odlišné predstavy pre aplikáciu svojho biznisu do prostredia systému a tento je variabilný ako svojou konfiguráciou, tak možnosťami rozšírenia. Zákazník si vyberá z rozsahu stoviek best practice procesov tie, ktoré mu najviac vyhovujú.

Navyše spoločnosť SAP verziu Public Edition 2x do roka aktualizuje a vylepšuje. Náš tím tieto zmeny sleduje a vždy sa teší na novinky, ktoré bude môcť zákazníkom ponúkať.

Metodika Activate je tiež priebežne aktualizovaná a drží krok s ponúkanými technológiami a postupmi implementácie. Vo svojom detaile napomáha celému projektovému tímu k rýchlejšej a transparentnejšej implementácii. Sledujeme síce mantinely predpísané SAPom, ale každý zákazník prichádza s inými požiadavkami a my premýšľame, ako ich realizovať k jeho spokojnosti. 

Verzia systému SAP S/4HANA vo verejnom cloude je vhodná najmä pre spoločnosti, ktoré chcú prejsť na štandardizované procesy, respektíve využiť SAP Best Practice procesy, ktoré sú v ERP systéme prednastavené. Chápu zákazníci, v čom sú hlavné prínosy tohto riešenia?

Toto je pre kľúčových a hlavne pre koncových používateľov pomerne náročná oblasť. Vedenie spoločnosti obvykle prevezme „cloud mindset“ v celkom krátkom čase. Kľúčoví užívatelia ale potrebujú detailne spoznávať, ako štandardné procesy v novom systéme fungujú a aké výstupy môžu očakávať. Dlhé roky boli zvyknutí vykonávať svoje pracovné postupy určitým spôsobom a teraz ich budú meniť.

Preto zoznamovanie zákazníka so štandardnými procesmi – tak, aby došlo k pochopeniu, čo všetko ponúkajú – musí začať ešte pred podpisom kontraktu, na takzvaných Digital Discovery Assessment workshopoch.

Workshopy

Spomenula si DDA workshopy. Čo je ich cieľom?

Na týchto workshopoch sa podľa typu zákazníka a jeho obchodných činností vyberajú vhodné štandardné procesy. Tak sa jednak určí rozsah týchto procesov a z neho vyplývajúce licenčné potreby a tiež náročnosť implementácie, a zároveň sa zákazníkovi v obrysoch odhalia, ako tieto procesy fungujú.

Zákazník tak začína spoznávať, aké široké možnosti mu štandard ponúka. Vidí, že bude mať k dispozícii nielen nové technológie, ale predovšetkým procesy, ktoré spracovávajú dáta integrovanými spôsobmi. A že vďaka tomu získa kompletný a rýchly prehľad o stave svojho podnikania, čo pre zákazníka býva jedna z najdôležitejších hodnôt. Na DDA workshopoch je potrebné tiež zmapovať celkovú architektúru IT systémov, ktoré budú s novým SAP ERP systémom komunikovať, a stav dátovej základne.. 

Môžu si zákazníci cloudový ERP systém na začiatku skúšobne „ohmatať“?

Nielen že môžu, oni musia. Teória a abstraktné predstavy tu nestačia. Je nevyhnutné, aby si kľúčoví používatelia overili nové štandardy prakticky. Z praxe vieme, že najťažšie je vždy dokázať zmeniť prístup a myslenie. A k tomu najrýchlejšie dôjde pri praktickom používaní. Kľúčoví užívatelia majú našťastie hneď od začiatku implementácie k dispozícii živý systém, na ktorom si môžu štandard takzvane ohmatať.

Ešte pred podpisom kontraktu je to Cloud Trial a na začiatku implementácie potom Starter systém. Ďalej majú k dispozícii kompletnú dokumentáciu štandardných procesov, ktorá je k dispozícii aj on-line priamo pri práci v systéme. A samozrejmosťou sú školiace materiály, ktoré vysvetľujú biznis hodnotu v celkovom kontexte.

V ďalšej fáze projektu prichádzajú na rad Fit-to-Standard workshopy. Čo riešite so zákazníkmi pri nich?

Na Fit-to-Standard workshopoch vysvetľujeme kľúčovým používateľom zákazníka best practice procesy. Užívatelia potom aktívne spolupracujú pri transformácii svojich existujúcich procesov do štandardných. To znamená, že sa prispôsobujú štandardu.

Workshopy prebiehajú vo fáze Explore, kedy už máme k dispozícii Starter systém, na ktorom konzultant demonštruje a vysvetľuje štandardný proces. K dispozícii je aj systém pre konfiguráciu CBC aj nástroj pre projektovú podporu – cALM. Konzultant teda môže hneď od začiatku projektu ponúknuť zákazníkovi niektoré varianty konfigurácie priamo na systéme.

Užívateľ prichádza na workshop už čiastočne pripravený, pretože si už prešiel demo nahrávku, tzv. tutorial, rovnakého procesu, ktorý mu bude detailne vysvetľovaný. Po workshope tiež sám testuje štandardný proces na Starter systéme. Konzultant pozbiera požiadavky užívateľa a spoločne ich dokumentujú a vyhodnotia. 

Konfigurácia

Stáva sa, že zákazník požaduje konfiguráciu niektorého z Best Practice procesov tak, aby lepšie vyhovoval jeho potrebám?

Edícia Public Cloud systému SAP S/4HANA je síce predkonfigurovaná, ale dané konfigurácie je možné dopĺňať alebo meniť. Z reálnych projektov vieme, že zákazníci túto možnosť využívajú. Napriek tomu sa stále pohybujeme v oblasti štandardu. Možností variovať konfigurácie je skutočne veľa, av konečnom dôsledku tak možno vyhovieť väčšine zákazníckych požiadaviek.

Je pochopiteľné, že rôzni zákazníci majú rôzne unikátne potreby. V niektorých projektoch stačí upraviť okolo 10 % konfigurácií, inokedy sa dotkneme až 80 % z nich.

Je takáto požiadavka na konfiguráciu z hľadiska implementátora problém?

Pokiaľ sa požiadavka zákazníka dá realizovať v oblastiach tzv. Self-service configurations, jedná sa o prirodzenú súčasť systému tak, ako ju poznáme z predchádzajúcich verzií SAPu. Pravdou ale je, že k niektorým konfiguráciám priamo z front-endu nie je prístup. Ide o tzv. expertnú konfiguráciu. O túto potom žiadame SAP doporučeným komunikačným kanálom cez Sap-For-Me ako partner, ktorý zastupuje zákazníka.

Naši konzultanti majú znalosti podporené praxou aj certifikátmi. Preto vie domyslieť dopady jednotlivých konfigurácií a zákazníkovi ich vysvetliť. Pokiaľ zákazník zostane iba pri konfiguráciách, môže potom v inováciách, ktoré prichádzajú 2x ročne, zacieliť pri testovaní len na povinné zmeny, ktoré vykoná SAP. Tieto zmeny sú zo strany SAP presne zdokumentované, vrátane konkrétneho dopadu do systému zákazníka.

Zákazník má ale aj ďalšie možnosti. Môže požadovať rozšírenie na úrovni jednotlivých aplikácií. Dokonca môže tvoriť vlastné aplikácie a vlastnú logiku. Tieto úpravy však znamenajú zvýšené nároky a prácnosť pri následných upgradoch systému – jednak v rozsahu testov a jednak v oblasti upgradom vyžiadaných úprav na zákazníckych objektoch..

Všeobecne teda odporúčaš držať sa v prípade tohto ERP systému čo najviac predpripraveného štandardu?

Určite. Best Practice procesný model je pripravený tak, aby sme sa v jeho mantineloch ľahko pohybovali v rámci štandardných úprav. A keď potom tieto procesy naplníme dátami zákazníka, budú hladko spracovávané. Tak ako voda, ktorá hladko preteká korytom rieky, keď sa jej nekladú prekážky. Celý systém a jeho funkčnosti sú potom odolné voči zmenám, ktoré prinášajú upgrady.

Riešite aj požiadavky na rozšírenie systému?

Riešili sme snáď všetky možné typy rozšírení. Od jednoduchých zákazníckych polí, nových aplikácií, cez zložitú biznis logiku až po úpravy analytických reportov. Vieme analyzovať, kedy použiť key-user extensibilitu, ktorá je určená pre „ne-programátorov“, a kedy použiť developer extensibilitu.

Máme aj skúsený vývojový tím. Ten ovláda moderné metódy programovania, ktoré sú dostupné pre SAP S/4HANA Cloud Public Edition. Realizovali sme developer extensibilitu priamo na tenante SAP S/4HANA Cloud a tiež side-by-side extensibilitu na platforme SAP Business Technology Platform.

Integrácia

Ako je to s integráciami? Predpokladám, že zákazníkov zaujímajú možnosti prepojenia tohto ERP systému s ďalšími systémami a aplikáciami, ktoré využívajú. 

S integráciami sa počíta a sú vždy dôležitou súčasťou implementácie. Štandardne integrujeme pomocou komunikačných kanálov dodaných SAPom služby na BTP, ktoré rozširujú funkcionality S4HC. A nie je problém prepojiť systémy tretích strán. Máme skúsenosti napr. s integráciou Endur, čo je systém používaný v energetike a komoditách, Microsoft Dynamics AX, ďalej DocFlow, Nugget, FIDOO.

Samozrejmosťou je napojenie na banky alebo na verejné portály, ktoré obsahujú informácie o spoľahlivosti obchodných partnerov.Navrhneme vhodnú architektúru podľa potrieb zákazníka, zrealizujeme ju a ďalej monitorujeme.

S integračnou metodológiou nám pomáha SAP Integration Solution Advisory Methodology, ktorej chrbticou je SAP Integration Suite. Máme k dispozícii knižnicu SAPom dodávaných štandardných balíčkov. SAP Integration Suite umožní prepojiť SAPí aj ne-SAPie aplikácie, cloudové aj on-premise, rôzne štýly integrácií ako API integrácie, integrácie riadené udalosťami, business-to-business integrácie.

Ponúka tiež viac ako 200 konektorov, na ktoré tieto aplikácie napájame. Pomocou SAP Integration Suite môžeme vyvíjať programy pre transformáciu dát.

Si so zákazníkmi v kontakte aj v ďalších fázach projektu pred samotným go-live, ako je testovanie systému a onboarding užívateľov?

So zákazníkom som v kontakte od jeho prvého stretnutia sa s produktom až po zvýšenú podporu, keď nabehne do produkcie – tzv. go-live.

Na začiatku zákazníkovi odporúčam, ako sa čo najrýchlejšie zoznámiť s produktom aj metodológiou. Niekde uprostred obdobia implementácie musia prebehnúť migrácia dát najskôr do Testovacieho systému, aby zákazník mohol testovať, tentoraz už na svojich dátach.

Pomáham zákazníkovi vytvoriť jeho vlastný end-to-end scenáre podľa variant dát, ktoré používa. Tieto scenáre sú obvykle výberom krokov zo štandardných scenárov, poskladaných tak, aby kopírovali nové postupy v novom systéme.

Výzvy

Rozsiahle implementačné projekty znamenajú pre obe zúčastnené strany celý rad výziev. Čo ty sama považuješ pri nasadení systému SAP S/4HANA Cloud Public Edition za najťažšiu úlohu?

Ja vidím dve najväčšie výzvy. Prvá je „prehupnúť“ sa so zákazníkom do štandardizovaného procesného modelu. Toto veľmi závisí od toho, ako zákazník až doteraz vnímal svoje systémy a prácu v nich.

Cloud mindsetu a štandardizáciu je obvykle naklonené vedeniu spoločnosti, my ale pracujeme s kľúčovými užívateľmi a procesnými vlastníkmi. Títo musia, a každý jednotlivo sám za seba, pochopiť hodnotu nového riešenia a prijať, že procesy spracovania dát sa budú vykonávať inak. A my ako implementátor musíme pomôcť zákazníkovi v rámci change managementu s úlohou – ako svoj biznis realizovať na štandardnom best practice modelu.

Druhá veľká výzva je migrácia dát, aj keď toto je výzva pri implementácii každého nového systému. Nie je to však technická výzva, pretože máme k dispozícii integrovaný SAP migračný kokpit s viac ako 250 migračnými objektmi alebo API integrácie.

Výzvou býva pre zákazníka čistota dát, najmä ak sa o ňu v zastaraných systémoch nedbalo. A tiež zmena štruktúr niektorých dát v oblasti financií a controllingu. Zákazníkovi pomáhame transformovať dáta do vstupných formátov pre S4HC a obvykle aj sami vykonáme migráciu. Pokiaľ si zákazník praje a má na to priestor, môžeme ho preškoliť a on potom migruje niektoré objekty sám.

Darí sa to?

Ja som spokojná. Mám okolo seba profesionálov, a pokiaľ sa vyskytnú problémy, darí sa ich nakoniec vždy vyriešiť. Ponúkame systém a služby, za ktorými je vidieť komplexnosť a spojenie s novými technológiami. Sledujeme zmeny, ktoré SAP prináša, a snažíme sa ich vysvetľovať a aplikovať u našich zákazníkov. Je to zaujímavá a inšpirujúca práca. 

Už zaznelo, že s tímom štartujete ďalší implementačný projekt. Je niečo, čo by si chcela popriať všetkým, ktorí sa na ňom budú podieľať?

Nech sa podarí trpezlivou prácou vysvetľovať zákazníkovi čo najjednoduchšie zložité funkcionality tak, aby ich prijal za svoje. Aby potom nakoniec došlo u zákazníka k tomu „aha“ efektu, že ten nový spôsob práce je pre neho výhodnejší.

Krásne prianie. Budem držať palce, aby sa vyplnilo.

Ďakujem za odpovede!

Pýtajte sa

Chcete začať s digitálnou transformáciou vašej spoločnosti a hľadáte skúseného partnera? Kontaktujte nás so svojimi otázkami. Radi sa vám budeme venovať!